Quest’anno, dopo 11 anni, abbiamo deciso di trascorrere le vacanze in Italia (che per noi, vivendo in Spagna, vuol dire trascorrerle all’estero). Come mi sono organizzata per il lavoro?
Io ho scelto di ridurre notevolmente le ore lavorative in questi 15 giorni di festa, ma se anche avessi dovuto lavorare ad orario normale non sarebbe cambiato nulla.
Per farlo in realtà non mi serve granchè e posso viaggiare leggera.
Cosa mi sono portata dietro per lavorare
Mi è bastato portarmi il portatile (con caricatore e mouse). Tutto qui!
Se dovessi riuscire, come vorrei riuscire a fare da qui in avanti, a viaggiare più spesso, potrei anche pensare di dotarmi di i-pad, così da essere ancora più leggera. Ma per ora anche riuscire a farlo con il solo portatile non è per niente male.
Per comodità e per sicurezza, ho portato dietro anche una memoria usb Dove ho caricato i file che uso offline e alcuni strumenti che possono essermi utili.
Ed è venuto con me anche il mio planner cartaceo. Avrei potuto usare il calendario digitale ma è un po’ come la mia copertina di Linus. Averlo davanti come a casa mi aiuta a tenere le fila del lavoro.
Per il resto online ho tutto quello che mi serve per lavorare.
Prima di partire ho verificato di avere tutto quello che potrebbe servirmi per lavorare su drive: calendari editoriali delle varie clienti, immagini e video che dovrebbero in questo periodo etc. Anche se le uscite sui social e sui vari blog son già tutte programmate non si sa mai. Mi è già capitato che a causa di bug o aggiornamenti le pubblicazioni programmate non uscissero e quindi meglio avere già tutto il materiale pronto per poterlo eventualmente solo copiare e postare manualmente.
Anche i programmi che uso sono principalmente online e posso quindi accedervi sia dal mio pc o, come nei giorni scorsi, dal pc di parenti.
Internet
Ovviamente un collegamento internet è indispensabile.
Viaggiando all’interno dell’Europa posso sfruttare i dati illimitati del mio abbonamento telefonico. Il cellulare fa da hotspot per il pc e posso lavorare senza problemi.
Ho anche verificato che il B&B avesse il wifi disponibile per collegarmi più agevolmente quando siamo in camera.
In alternativa, prima di partire ci si può informare sulle proposte dei provider locali e attrezzarsi di chiavetta internet o minirouter per il periodo in cui si starà in quel determinato paese. Soluzione che spesso viene usata fuori dall’Europa.
Strumenti online indispensabili
Ovviamente i tool che servono per lavorare cambiano per ciascuno di noi, ma son sicura che la maggior parte delle cose possono essere svolte con programmi o su sito in rete, senza doversi portare grandi cose in giro.
Io online non posso fare a meno di:
Canva: per creare grafiche per blog e social
La business suite di Facebook: per programmare i vari contenuti e monitorare commenti, like e messaggi
I fogli di lavoro di Google: in drive ho i vari calendari editoriali (alcuni in formato word e altri in formato excel). Con i file di google sheet posso anche creare, e conservare online, nuovi contenuti, come ad esempio questo articolo del blog)
Mail e whatsapp web: per scambiare le comunicazioni con le clienti normalmente uso questi due canali e anche loro mi seguono ovunque vada sia su cel che su pc.
Toggl: è il tool che uso per monitorare il tempo impiegato per le varie attività che svolgo.
Trello: su Trello ho la mia bacheca con tutte le task che devo portare a termine divise cliente per cliente e che spunto man mano che le svolgo. Così ho tutto sotto controllo.
Giocare d’anticipo
Anche se ho tutto quello che mi serve per lavorare a pieno regime ho scelto di non trascorrere le poche giornate in cui sono vicina a parenti ed amici trascorrendo ore e ore a pc. Ma ho voluto ridurre al minimo il mio impegno, anticipando buona parte dei lavori.
Cosa che mi ha fatto fare un tour de force a inizio e metà dicembre ma che mi permette ora di godermi le feste e gli affetti.
Nelle settimane precedenti la partenza ho cercato di portarmi avanti e programmare tutto il possibile. Ho avvisato le clienti, ho chiesto loro di mandarmi il materiale per coprire le uscite fono almeno a metà gennaio (io torno il 7 ma così non devo affannarmi il 9 rischiando di fare errori e perdere qualche pezzo).
Ho controllato poi di aver tutto quello che mi potrebbe servire mentre sono via sul portatile e in cloud.
Per sicurezza ho caricato anche alcune cose su una chiavetta di memoria esterna.
Ecco quindi che anche se abbiamo deciso di trascorrere le vacanze all’estero con pochi strumenti ho potuto portare gli strumenti di lavoro con me. E lavorare il meno possibile.
Tu come ti organizzi?