Delegare: perché può far bene al tuo business e come farlo al meglio

La professione dell’assistente virtuale si fonda su un concetto chiave: la delega.
Un imprenditore, una libera professionista o una piccola-media impresa decide di delegare alcuni compiti ad un’assistente virtuale per liberarsi di alcune incombenze e dedicare quel tempo ad attività più specifiche del suo business.

Ma delegare è anche uno dei punti che più spaventa all’inizio e fa tentennare.

Proprio per questo un paio di mesi fa ho partecipato con un intervento proprio dedicato alla delega durante una settimana di formazione dedicata ad un gruppo di neo imprenditrici. E vorrei condividere anche con te le mie riflessioni e quello che ho imparato negli anni.

Perché delegare è ciò che può far fare il salto di qualità e di quantità alla tua impresa.

Ma partiamo dall’inizio.

Cosa vuol dire delegare?

Incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece

Treccani

Come vedi anche dalla definizione data dalla Treccani, delegare è un’azione semplice: dare il compito a qualcun altro di svolgere un’azione al posto nostro.

Perché è importante delegare

Nella pratica, accade spesso che l’imprenditore sacrifichi una parte significativa del tempo che dovrebbe dedicare al business, occupandosi di attività che potrebbe invece far svolgere ad altri.

Per quanto si sia appassionati del proprio lavoro e ci si impegni con tutte le proprie forze, si arriverà ad un punto che non permetterà di andare oltre.

Se già si lavora 10/12 ore al giorno non si può fare di più. Se si è già oberati di incombenze non si può fisicamente pretendere di più.  Se il nostro lavoro è, ad esempio, creare oggetti in legno, non posso essere altrettanto competente in social media marketing, nella creazione di siti, nella contabilità, etc.

E dedicarti a fare tutto ti farà perdere tantissimo tempo (perché devi studiare quell’aspetto, provare, correggere.. e un’azione che un esperto compie in 10 minuti tu la farai, magari sì, ma in 3 ore). Tempo che sottrai alle azioni in cui sei davvero competente e che ti vengono bene ( e che, spesso, sono quelle che ti portano entrate.. aspetto da non sottovalutare).

Ti faccio un esempio: sei una personal trainer. Il tuo guadagno arriva dalle sessioni di allenamento che fai. Se in una settimana dedichi 3 ore ai social media, 2 alla contabilità, 2 al blog etc son tutte ore che non puoi usare per fare delle sessioni di allenamento. Ore in cui non guadagni. O che non puoi usare per formarti nel tuo campo (e che possono far aumentare i servizi che proponi) O anche solo ore che non puoi usare per rigenerarti e tenerti in forma.

Delegando questi aspetti puoi riottenere delle ore libere per dedicarti a ciò che è utile per te e per il tuo business.

Come singola persona si hanno dei limiti, è innegabile: di tempo, di energie e di competenze.

Non si può arrivare a fare tutto e a farlo bene. Per quanta passione ci si metta.

Perché allora è cosi difficile delegare?

Delegare non è facile. Affidare un compito a qualcuno vuol dire lasciargli in mano un pezzo del nostro business, della nostra vita. E anche se se ne riconosce l’efficacia e la necessità, quando si decide di delegare uno o più servizi si intrecciano dentro di noi molti pensieri e considerazioni, più o meno consapevoli, che in convergono in un unica direzione: la paura.

Paura che il nostro delegato non sia all’altezza del compito, che i suoi risultati non saranno all’altezza delle nostre aspettative.

Da dove nascono questi pensieri? In fondo in fondo (ma neanche tanto), esiste una vocina che ci sussurra all’orecchio che “NON ESISTE NESSUNO AL MONDO IN GRADO DI FARLA ALTRETTANTO BENE QUANTO TE!”

A questo si unisce, spesso, anche la paura di perdere il controllo.

Se non ho più sott’occhio quella determinata attività, “ODDIO CHISSà COSA SUCCEDE”.  

Come delegare con successo

Innanzitutto bisogna essere assolutamente convinti della scelta fatta. Sentire la necessità di delegare ed affidare ad altri determinati compiti.

Bisogna poi aver ben chiaro la paura che può attivarsi nel momento in cui si lascia andare una certa attività. Riconoscendo questo sentimento si può impostare la relazione lavorativa nel migliore dei modi.

Fondamentale è comunicare bene, molto dettagliatamente cosa si vuole che venga fatto e come: una cosa può essere scontata per te ma non per l’altra parte che quindi “sbaglia” non perché non sappia fare la cosa ma semplicemente non sapeva come volevi tu che fosse fatta.

Specifica bene quindi ogni passaggio ed ogni dettaglio.

Considera un primo periodo in cui bisognerà tararsi vicendevolmente per far ingranare le cose

Una volta passate tutte le consegne e lavorato a 4 mani per un periodo di assestamento… FIDATI.

Se ti sei affidato ad un/una professionista è probabile che ne sappia più di te in quel determinato campo.

Ed inoltre, a nessuno piace lavorare con il fiato sul collo di qualcuno che aspetta solo di vederti sbagliare. Lascia spazio e vedrai che anche l’altra persona lavorerà nel migliore dei modi.

Anche perché è interesse di entrambe le parti far funzionare questa relazione professionale nel migliore dei modi.

Quando mi vengono delegati dei compiti sono spronata a portarli a termine nel migliore dei modi. Perchè il successo dell’imprenditrice che mi ha dato fiducia è anche il mio successo.

Ed è per questo che spesso, oltre alla semplice esecuzione materiale dei compiti, collaboro nel trovare strategie per incrementare l’efficienza dei processi.

Tu come te la cavi con la delega?
Ti viene naturale delegare o non riesci a lasciare andare?

Mi farebbe piacere confrontarci nei commenti.