La pianificazione a blocchi

Lo ammetto, son sempre stata abbastanza disorganizzata, sia come studente che come lavoratrice. Portavo sempre a termine i compiti assegnati ma saltellando a destra e sinistra e arrivando alle scadenze con l’acqua alla gola. Mi nascondevo dietro la multipotenzialità (anche se allora non sapevo si chiamasse così) e alla versatilità.

Le mie clienti di ora so che non lo direbbero perché ora invece cerco di lavorare con largo anticipo sul calendario editoriale e aver tutto pronto diversi giorni prima della scadenza.

Un grande cambio per me, che è diventato questione di sopravvivenza quando i progetti da seguire sono diventati molti e soprattutto articolati.

Ho cercato il mio sistema per essere produttiva senza impazzire. Ho prima stampato delle agende plastificate, ho provato con l’agenda cartacea, con quella digitale, con i tool online dedicati alla produttività (che sto ancora sperimentando e di cui ti parlerò)

Tutti passaggi che mi hanno aiutato, ma la vera svolta è arrivata ascoltando un video di Giada Carta.

È stata la prima volta che ho sentito parlare della pianificazione a blocchi (o programmazione a blocchi).

Ovviamente poi mi sono informata anche su altri canali e da altre fonti e ho iniziato a sperimentarla.

Spesso si confonde il termine multitasking con efficienza. Si è stati portati per tanto tempo a credere che facendo più cose contemporaneamente si riuscisse a fare di più. L’ho creduto anche io per molto tempo. In realtà non è così, anzi. Diverse ricerche scientifiche hanno dimostrato che passare da un compito all’altro cambiando in continuazione può ridurre la produttività fino anche al 40€. Tanto eh!

Eppure anche nell’esperienza di tutti i giorni sono sicura che vi sarà capitato di avere quel momento di spaesamento quando riprendi in mano un compito lasciato a metà per seguire un’altra cosa.

Facciamo un esempio: stai scrivendo un preventivo e sei concentrata su quel lavoro. Se ti squilla il telefono e devi parlare con il commercialista, quando poi chiudi la telefonata e ti rimetti a pc impieghi alcuni secondo se non minuti a riprendere le fila di quello che stavi facendo. E ancora di più a rientrare nel flusso creativo che ti stava guidando. E succede lo stesso se invece di un’interruzione esterna, sei tu che cambi attività. Ogni ripartenza necessita di un tempo, più o meno lungo, in cui devi fare il punto e riprendere le fila di quella determinata attività.

Questo perché ogni passaggio da un compito all’altro lascia quello che viene chiamato “residuo di attenzione”, ossia quel periodo in cui stiamo ancora pensando all’attività precedente mentre iniziamo quella successiva. Residuo questo che non ci permette di concentrarci appieno nella nuova attività per un determinato periodo di tempo.

Tempo che quindi viene sprecato.

Come funziona la pianificazione a blocchi

La pianificazione parte proprio dal presupposto di dover evitare il più possibile i salti tra attività diverse tra loro per ridurre al minimo la perdita di tempo legata al residuo di attenzione. Ciò permette di essere molto più produttivi e impiegare meno tempo per svolgere i lavori assegnati. Oppure per completare più task nello stesso lasso di tempo. Ma soprattutto lavorare meglio.

Basicamente la pianificazione a blocchi consiste nel programmare la giornata raggruppando compiti simili nella stessa porzione di tempo.

Ad esempio: potete decidere di dedicare tutta la mattina alla scrittura degli articoli del blog e produrne un tot (quanti dipende dalla vostra velocità di scrittura). Il pomeriggio invece sarà dedicato alla modifica delle foto dei prodotti e alle creazioni di grafiche per i social.

L’idea è quindi quella di raggruppare le attività simili per concentrarsi sullo stesso tipo di lavoro per un tempo più lungo così da innescare un meccanismo di lavoro più produttivo. Ed evitare quei salti e cambi continui tra un’attività e un’altra che, come abbiamo detto prima, rallentano il nostro lavoro.

Con questo metodo si suggerisce di non inserire più di 3 blocchi nella stessa giornata perché non sarebbe realisticamente possibile fare tutto. E prevedi delle pause di lavoro (puoi usare il metodo del pomodoro ad esempio) in cui puoi riposare il cervello.

Ovviamente la pianificazione a blocchi da sola non fa miracoli. Però è già un buon inizio, te lo assicuro!

E tu come organizzi le tue attività?